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La ou le secrétaire joue un rôle primordial au bon fonctionnement de l’association. Il lui est demandé de :

• Être à l’aise avec les outils numériques : Powerpoint, Excel, Word et Google Drive
• Gérer les appels entrants et en assurer le suivi (prendre le nom de la personne/association/entreprise, leur message et le retranscrire par mail à la personne concernée)
• Participer à l’organisation et à la rédaction des documents nécessaires aux réunions de Bureau, aux Conseils d’Administration et aux Assemblées Générales (convocations, comptes-rendus…)
• Assurer la mise à jour des documents liés au fonctionnement de la BA
• Préparer et envoyer des publipostages : envois groupés, courriers de remerciements…
• Assurer une consultation hebdomadaire de la boîte mail secrétariat 
• Communiquer par mail aux personnes concernées (bénévoles et partenaires) les dates d’ouverture et de fermeture de la Banque Alimentaire de l’Orne 
• Assurer le suivi régulier des dossiers bénévoles (mise à jour des coordonnées, documents comme la carte d’identité)
• Gérer les feuilles de présence bénévoles mensuelles nécessaires à l’établissement des cerfas en lien avec la défiscalisation et la valorisation du temps passé 
• Établir un planning de passage des partenaires et leur envoyer 
• Assurer le suivi régulier des dossiers partenaires (mise à jour des coordonnées, conventions…)
• Envoyer les informations concernant TASA/CASA, le PMS et TICADI aux partenaires par mail
• Assurer la traçabilité des actions : TASA/CASA, PMS… en temps réel
• Établir un planning des présences de stagiaires/TIG

Il serait préférable que vos disponibilités soient entre une à trois demi-journées par semaine, idéalement les lundis, mercredis et/ou jeudis matins. Le poste est à pourvoir immédiatement.